Podczas wprowadzania nowego członka zespołu ważne jest wysłanie do niego listu powitalnego. Powinno to być zrobione jeden lub kilka dni przed rozpoczęciem pracy przez tę osobę. W tym artykule przedstawimy inteligentne wskazówki dotyczące pisania wiadomości powitalnej oraz udostępnimy wszechstronny szablon.
Korzyści z wysyłania wiadomości powitalnej
Wiadomości powitalne służą jako skuteczny sposób osiągnięcia następujących celów:
- Wywołanie pozytywnego wrażenia na nowym pracowniku;
- Uczynienie go pewnym siebie i nieosamotnionym;
- Pomoc w przygotowaniu się do pierwszego dnia w biurze;
- Poinformowanie wszystkich innych pracowników o jego przybyciu (jeśli wstawisz ich w kopii);
- Zaplanowanie spotkań i wydarzeń towarzyskich z nowym pracownikiem.
Czasami zatrudniasz specjalistę, ale muszą oni zakończyć swoją pracę u poprzedniego pracodawcy. Mogą minąć kilka tygodni, zanim opuszczą swoją poprzednią pracę i dołączą do twojego zespołu. W takim przypadku wiadomość powitalna przypomni osobie datę i godzinę, kiedy powinna przybyć do twojego biura.
Wskazówki dotyczące wysyłania wiadomości powitalnej dla nowych pracowników
Możesz wysłać wiadomość wprowadzającą do swojego nowego zespołu jako całość lub do poszczególnych członków. Alternatywnie, można wysłać dwie wiadomości e-mail do każdej osoby. Pierwsza może być zorientowana na zespół. Powiadomi odbiorców o ich początkowych celach oraz ogólnych zasadach i normach organizacji. Drugi e-mail powinien być krótszy i zawierać spersonalizowane informacje, takie jak login i hasło do korporacyjnej witryny internetowej.
Idealny e-mail dla nowego członka zespołu powinien być wysłany z adresu działu HR i powinien zawierać odpowiedzi na następujące pytania:
- Kiedy oczekuje się, że nowy pracownik rozpocznie pracę?
- Jakie będą jego godziny pracy?
- Jaki jest adres twojego biura?
- Jak nowy pracownik może dotrzeć do twojego biura komunikacją publiczną?
- Jeśli posiada samochód, gdzie może go zaparkować i ile to kosztuje?
- Co powinien zrobić nowy pracownik, aby móc wejść do środka?
- Jaki jest harmonogram jego pierwszego dnia pracy?
- Co powinien przynieść ze sobą? Kto go oprowadzi i jak można skontaktować się z tą osobą?
Wraz z tym listem możesz wysłać wszystkie formularze i dokumenty, które zatrudniona specjalistka musi wypełnić, takie jak dokumenty dotyczące podatków lub jakiekolwiek wewnętrzne kwestionariusze. Jeśli nie wypełnią dokumentów z wyprzedzeniem, ten proces może zająć dużą część ich pierwszego dnia w biurze.
Członkowie działu, do którego dołącza nowa osoba, powinni otrzymać e-maile z podstawowymi informacjami na temat tej osoby, w tym jej zdjęcie, stanowisko, zakres odpowiedzialności i zwięzłe życiorys.
Byłoby wspaniale podzielić się ogłoszeniem o nowym pracowniku w mediach społecznościowych (przede wszystkim na LinkedIn). Ten krok może wzmocnić zarówno twoją markę korporacyjną, jak i osobistą markę nowego członka zespołu.
Przykład dobrze napisanej wiadomości powitalnej dla nowych pracowników
Podczas tworzenia wiadomości powitalnej dla nowego pracownika, możesz zastosować się do tego szablonu:
"Witaj / Dzień dobry [wstaw imię odbiorcy tutaj],
Z wielką radością witamy cię w naszej firmie! Wierzymy, że staniesz się jednym z naszych najcenniejszych zasobów. Obiecujemy zrobić wszystko, co w naszej mocy, abyś szybko i sprawnie się zaadaptował.
Jak pamiętasz, oczekujemy, że rozpoczniesz pracę w naszym biurze [data i godzina]. Chcielibyśmy uprzejmie przypomnieć ci o naszym dress codzie: [opisz swoje zasady].
Kiedy przyjdziesz, [zrób to i tamto]. Recepcjonista wyda ci identyfikator bezpieczeństwa. [Imię osoby, która będzie towarzyszyć nowej osobie w ciągu jej pierwszych dni w biurze] spotka cię w/niedaleko [miejsce i czas] i pokaże ci miejsce pracy. Będzie z przyjemnością odpowiadać na wszystkie twoje pytania, oprowadzi cię po biurze i przedstawi ci twoich kolegów.
W dniu twojego pierwszego dnia chcielibyśmy zaprosić cię na wspólny lunch z naszym zespołem. Prosimy o informację o ewentualnych ograniczeniach dietetycznych. Następnie będziesz mógł spotkać się z [imiona i stanowiska członków zespołu, którzy zajmują wysokie stanowiska i mają mało wolnego czasu].
Zanim rozpoczniesz pracę, zalecamy, abyś wszedł do naszej platformy do zadań administracyjnych [link].
Nie wahaj się dzwonić lub pisać do mnie, kiedy tylko chcesz o coś zapytać: [kontakty].
Witamy na pokładzie!
[Imię i podpis]"
Możesz elastycznie zmodyfikować ten szablon, aby lepiej pasował do tonu i kultury twojej organizacji. Idealny e-mail powitalny dla nowego pracownika brzmi profesjonalnie, ale niezbyt formalnie. Ważne jest, aby zawierał wezwania do działania, aby zaangażować odbiorcę.
