Podczas wprowadzania nowego członka zespołu ważne jest wysłanie serdecznego powitania jeszcze przed jego pierwszym dniem pracy. W tym artykule podzielimy się cennymi wskazówkami dotyczącymi tworzenia powitalnego emaila oraz udostępnimy przykładowy szablon.
Korzyści z wysyłania wiadomości powitalnej
Wysłanie wiadomości powitalnej służy kilku istotnym celom:
- Tworzenie Pozytywnego Wrażenia: Starannie przygotowana wiadomość powitalna pozwala na stworzenie pozytywnego wrażenia u nowych pracowników i daje im poczucie wartości.
- Podnoszenie Pewności Siebie: Pomaga nowym pracownikom poczuć się pewnie i włączyć do zespołu, eliminując początkowe uczucia izolacji.
- Przygotowanie Na Pierwszy Dzień: Email wyposaża ich w niezbędne informacje, które pomogą im przygotować się do pierwszego dnia w biurze, eliminując niepewności.
- Informowanie Istniejących Członków Zespołu: Kopiując odpowiednich członków zespołu, można informować cały zespół o nowym pracowniku, co sprzyja poczuciu jedności.
- Planowanie Spotkań i Wydarzeń: Wiadomość powitalna może zawierać szczegóły dotyczące spotkań, wydarzeń towarzyskich lub szkoleń, co pomaga w łatwiejszym włączeniu się nowego pracownika w struktury firmy.
Czasami zdarza się, że między momentem zatrudnienia a datą rozpoczęcia pracy pracownik musi zakończyć pracę u swojego poprzedniego pracodawcy. W takim przypadku email powitalny przypomina o daty i godzinie rozpoczęcia pracy w nowej firmie.
Wskazówki Dotyczące Wysyłania Powitalnego Emaila do Nowych Pracowników
Masz kilka opcji, jeśli chodzi o wysyłanie wiadomości powitalnych. Możesz wysłać ogólne wprowadzenie do nowego zespołu lub indywidualne wiadomości do każdego członka zespołu. Alternatywnie, można wysłać dwie wiadomości do każdej osoby. Pierwsza może zawierać informacje zorientowane na zespół, dotyczące początkowych celów, ogólnych zasad i norm organizacji. Druga wiadomość powinna być krótsza i zawierać spersonalizowane informacje, takie jak dane logowania do korporacyjnej strony internetowej.
Idealny email powitalny dla nowego członka zespołu powinien pochodzić z adresu e-mail działu HR i zawierać odpowiedzi na następujące pytania:
- Data Rozpoczęcia Pracy: Kiedy nowy pracownik jest oczekiwany na rozpoczęcie pracy?
- Godziny Pracy: Jakie są przewidywane godziny pracy?
- Lokalizacja Biura: Gdzie znajduje się biuro?
- Transport Publiczny: Jak nowy pracownik może dotrzeć do biura komunikacją publiczną?
- Informacje o Parkingu: Jeśli pracownik ma samochód, gdzie może go zaparkować i ile to będzie kosztować?
- Procedury Wejścia: Co nowy pracownik powinien zrobić, aby uzyskać dostęp do biura?
- Harmonogram Pierwszego Dnia: Jaki jest plan na pierwszy dzień pracy?
- Wymagane Przedmioty: Co powinien przynieść ze sobą?
- Osoba Oprowadzająca: Kto pokaże mu miejsce pracy i jak można skontaktować się z tą osobą?
Oprócz tej wiadomości można wysłać wszystkie niezbędne formularze i dokumenty, które nowo zatrudniony specjalista musi wypełnić, takie jak dokumenty związane z podatkami czy kwestionariusze wewnętrzne. Jeśli nowy pracownik nie wypełni tych dokumentów z wyprzedzeniem, może to zajmować dużą część jego pierwszego dnia w biurze.
Członkowie działu, do którego dołącza nowy pracownik, powinni otrzymać wiadomości z podstawowymi informacjami na jego temat, włączając w to jego zdjęcie, stanowisko, zakres obowiązków oraz krótką biografię.
Warto również podzielić się ogłoszeniem o nowym pracowniku na mediach społecznościowych, przede wszystkim na LinkedIn. Ten krok może wzmocnić zarówno markę korporacyjną, jak i osobistą markę nowego członka zespołu.
Przykład Dobrze Napisanego Emaila Powitalnego Dla Nowych Pracowników
Podczas tworzenia wiadomości powitalnej dla nowego pracownika, możesz się kierować następującym szablonem:
"Witaj / Dzień dobry [wstaw imię odbiorcy],
Jesteśmy bardzo zadowoleni z Twojego dołączenia do naszej firmy! Wierzymy, że staniesz się jednym z naszych najcenniejszych aktywów. Obiecujemy, że zrobimy wszystko, abyś szybko i sprawnie odnalazł się w naszym zespole.
Jak pamiętasz, oczekujemy, że rozpoczniesz pracę w naszym biurze [data i godzina]. Chcielibyśmy przypomnieć o naszym kodeksie ubioru: [opisz zasady].
Po przybyciu na miejsce, [wykonaj to i tamto]. Recepcjonista wyda Ci identyfikator bezpieczeństwa. [Imię osoby, która będzie towarzyszyć nowemu pracownikowi podczas jego pierwszych dni w biurze] spotka Cię [w miejscu i czasie] i pokaże Ci miejsce pracy. Chętnie odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania, oprowadzą Cię po biurze i przedstawią Ci Twoich kolegów.
W dniu Twojego pierwszego dnia chcielibyśmy zaprosić Cię na wspólny obiad z całym zespołem. Prosimy o informację odnośnie ewentualnych ograniczeń dietetycznych. Następnie będziesz miał okazję spotkać się z [imię i stanowisko pracowników zajmujących wysokie stanowiska i mających ograniczony czas].
Zanim rozpoczniesz pracę, zalecamy wejście na naszą platformę do zadań administracyjnych [link].
Nie krępuj się dzwonić lub pisać do mnie, kiedy tylko będziesz chciał/a coś zapytać: [kontakty].
Witamy w zespole!
[Imię i podpis]"
Ten szablon możesz elastycznie dostosować, aby lepiej pasował do tonu i kultury Twojej organizacji. Idealny powitalny email dla nowego pracownika brzmi profesjonalnie, ale nie zbyt formalnie. Ważne jest, aby zawierać wezwanie do działania, które zaangażuje odbiorcę.
