Prędzej czy później każda organizacja staje w obliczu kryzysu. Może być on spowodowany błędami zarządzania lub zewnętrznymi czynnikami niezależnymi od personelu. W tym artykule przedstawimy sugestie dotyczące zarządzania kryzysem, które pomogą poradzić sobie w trudnych czasach, zachowując reputację i przychody.
5 najczęstszych typów kryzysów
Twoja firma może znaleźć się w trudnej sytuacji z powodu:
- Problemy biznesowe: strajk, pozew, brak popytu na twoje produkty lub usługi.
- Katastrofy naturalne: pożar, powódź, trzęsienie ziemi.
- Problemy techniczne: kradzież kodu źródłowego, wyciek danych, atak ransomware.
- Zagrożenia zdrowotne: nagłe zagrożenie zdrowotne publiczności, wyciek niebezpiecznych substancji, wypadki w miejscu pracy.
- Przestępstwa: strzelanina, grabież, rabunek.
Odpowiednia technika zarządzania kryzysem zależy od rodzaju problemu.
Ustal klarowne cele
Twoja strategia zarządzania kryzysem powinna rozpocząć się od zrozumienia celów twojej firmy oraz jej mocnych i słabych stron. Stwórz zestaw dokumentów, które będą opisywały:
- Misję;
- Podstawowe wartości;
- Przewagi konkurencyjne;
- Obszary do poprawy;
- Długoterminowe wskaźniki KPI;
- Listę produktów i usług, które już posiadasz i planujesz wprowadzić w przyszłości.
Gdy kryzys się zaczyna, będziesz musiał sobie z nim poradzić, aby twoja firma nie oddaliła się zbytnio od swoich strategicznych celów.
Przewiduj i wprowadzaj środki zapobiegawcze
Teraz, gdy dobrze rozumiesz swoje cele, możesz przewidzieć, z jakimi potencjalnymi wyzwaniami możesz się spotkać, dążąc do ich realizacji. Stwórz plan radzenia sobie z kryzysem, mając na uwadze swoje cele.
Wyobraź sobie, że koszty energii mogą gwałtownie wzrosnąć na terytorium, na którym znajduje się twoja fabryka. Będziesz musiał przenieść swoje zakłady w inne miejsce. Przy wyborze alternatywnej lokalizacji, pomyśl o swoich planach rozwoju. Czy planujesz ekspansję za granicę? Wybierz lokalizację, która zapewni optymalną logistykę dla nowych rynków.
Zaproponuj proaktywnie przynajmniej jedną odpowiedź na każdy problem, o którym możesz myśleć. Przemyśl najlepszy i najgorszy scenariusz. Dzięki takiemu podejściu nie będziesz musiał tracić czasu na badanie sposobów zarządzania w czasie kryzysu. Zamiast tego będziesz mógł zacząć go rozwiązywać, gdy tylko się ukształtuje.
Buduj zaangażowany zespół
To jest niezwykle ważna rada dotycząca rekrutacji i zarządzania. Wszyscy członkowie zespołu będą brać udział w:
- Prognozowaniu kryzysów, które mogą wpłynąć na twoją firmę;
- Analizowaniu wpływu trudnych czasów na twoje działania;
- Znalezieniu sposobów ich przezwyciężenia i ciężkiej pracy w tym kierunku.
Przed mianowaniem CEO zespołu skonsultuj się z działem PR. Powinni być w stanie zaproponować ci optymalnego kandydata.
Przy próbie przezwyciężenia kryzysu dedykowany zespół powinien skupić się wyłącznie na tym zadaniu. Nie proszę ich, aby brali udział w innych wydarzeniach i działaniach.
Idealnie byłoby, gdyby zespół obejmował specjalistę zajmującego się zarządzaniem antykryzysowym. Nauczy i przeszkoli innych członków personelu. Co tydzień ta osoba będzie oceniać skuteczność działań zespołu i sporządzać raporty.
W trakcie intensywnego procesu pracy ważne jest, aby nagradzać wszystkich członków za ich odpowiednie wkłady, nawet jeśli są one niewielkie. Jeśli ktoś okazał się szczególnie skuteczny, rozważ awans na wyższe stanowisko. Dodatkowo wynagradzaj innych gotówką jako środek jednorazowy lub miesięczny, w okresie kryzysu.
Zachęcaj wszystkich pracowników do udzielania informacji zwrotnej dla przełożonych. To sprawi, że zrozumieją swoje znaczenie dla firmy i zwiększy ich lojalność.
Przydzielaj zadania odpowiednio
Teraz znasz strategie zarządzania kryzysem, które powinny być stosowane przed wystąpieniem problemu. Czas dowiedzieć się, co zrobić po wykryciu kłopotów.
Przydzielaj zadania tylko tym członkom zespołu, którzy dobrze sobie z nimi poradzą. Nigdy nie zapominaj o etyce. Regularnie raportuj swoje działania i osiągnięcia interesariuszom. Prosząc o dodatkowe wsparcie finansowe, poprzyj swoje prośby szczegółowymi obliczeniami i wyjaśnieniami, jak zostaną wydane te pieniądze.
Zapewnij spójną komunikację
Skuteczne zarządzanie kryzysowe dla liderów zespołów może być skuteczne tylko wtedy, gdy utrzymują oni kontakt ze wszystkimi innymi stronami zaangażowanymi: personelem, klientami, udziałowcami, doradcami i ogółem społeczeństwem.
Kadra zarządzająca na najwyższym szczeblu powinna wyznaczyć rzecznika prasowego odpowiedzialnego za komunikację ze światem zewnętrznym. Żaden inny pracownik nie powinien publicznie komentować sytuacji. Jeśli media chcą zadać pytania właścicielowi lub zarządowi firmy, powinni to zrobić za pośrednictwem rzecznika prasowego.
Podczas rozmowy na temat swoich problemów przedstawiciele firmy powinni pozostawać przejrzysti, pozytywnie nastawieni i uczciwi. Ważne jest aktualizowanie pracowników o wszystkich udoskonaleniach, aby zapobiec zamieszaniu.
Podsumowanie
Ustalaj jasne cele. Przewiduj i wprowadzaj środki zapobiegawcze. Buduj zaangażowany zespół. Przydzielaj zadania odpowiednio. Zapewnij spójną komunikację. Te strategie zarządzania kryzysem stosowane przez najwyższych menedżerów powinny umożliwić ci szybkie zakończenie trudnych czasów przy minimalnych stratach.
