Jak powinien wyglądać idealny proces wprowadzania nowego pracownika? Pytanie to stało się jeszcze bardziej pilne w czasie pandemii COVID-19. W trakcie pandemii wiele zespołów przeszło na pracę zdalną, a następnie zaczęło eksperymentować z modelem hybrydowej pracy. W tym artykule podzielimy się przewodnikiem dotyczącym efektywnego procesu wprowadzania, który pomoże ci sprawnie zintegrować się w dowolnej organizacji, do której będziesz musiał czasami odwiedzić biuro osobiście.
Najczęstsze błędy w procesie wprowadzania nowych pracowników
Oto antylista błędów, które pracodawcy często popełniają podczas powitania nowego pracownika:
- Brak kultury wprowadzania nowych pracowników;
- Uważanie, że wprowadzanie sprowadza się tylko do papierkowej roboty;
- Brak dostarczenia nowemu pracownikowi wydrukowanych dokumentów lub linków do dokumentów cyfrowych, które wyjaśniają specyfikę kultury korporacyjnej;
- Brak wystarczającego czasu na wykonanie zadań, ponieważ uważają, że doświadczony profesjonalista powinien być w stanie szybko pracować od samego początku;
- Brak znalezienia czasu na odpowiedź na pytania nowo zatrudnionego specjalisty;
- Nie przedstawienie nowemu pracownikowi ich kolegów; Nie przypisanie osoby dedykowanej nowo zatrudnionemu członkowi zespołu, która będzie go towarzyszyć i udzielać konsultacji;
- Niewiedza nowego pracownika o tym, że mają swoje własne biurko, szafkę, notes i kubek z logo firmy.
Jeśli doświadczasz tego, uprzedz informuj przełożonego i poproś o skorygowanie sytuacji.
Wskazówki dotyczące przeprowadzania właściwego wprowadzania
Poniżej podzielimy się najlepszymi praktykami wprowadzania, które przyczyniają się do najwyższej satysfakcji pracowników w firmach. Te zalecenia są skierowane do menedżerów i właścicieli firm, ale warto, aby również pracownicy się z nimi zapoznali.
Przygotuj miejsce pracy dla nowego pracownika
To najważniejszy krok w procesie wprowadzania. Osoba będzie miała świadomość, że menedżerowie się nią opiekują. Byłoby świetnie umieścić na ich biurku pięknie zapakowany prezent powitalny: notes, długopis, kartkę powitalną z ich adres emaliowy firmowy itd. Jeśli nowy pracownik będzie musiał coś kupić, poinformuj go o tym z wyprzedzeniem. Jeśli stosujesz model hybrydowy, warto pozwolić nowemu pracownikowi przez pierwsze kilka tygodni pracować w biurze.
Skontaktuj się z nowym członkiem zespołu przed jego pierwszym dniem pracy
Czasami może minąć kilka miesięcy, zanim nowo zatrudniona osoba opuści poprzednie miejsce pracy i dołączy do nowej. Wyślij im przypomnienie tydzień przed przekroczeniem progu twojego biura.
W zależności od kultury twojej organizacji, może to być krótki formalny list lub zabawne przypomnienie z GIF-em. Zmniejsz poziom stresu u odbiorcy, mówiąc im, że czeka na nich nowe miejsce pracy i ich nowi koledzy nie mogą się doczekać, aby ich poznać. Dobrze byłoby krótko przedstawić harmonogram pierwszego dnia pracy tej osoby.
Przypisz osobę towarzyszącą nowemu pracownikowi
Osoba towarzysząca pokaże nowemu pracownikowi okolicę, pozostanie w kontakcie z nimi i odpowie na ich pytania. Niezależnie od tego, czy to będzie osoba z działu IT, księgowa czy asystentka głównego menedżera, ważne jest, aby była przyjazna, towarzyska i optymistycznie nastawiona.
Dobrą praktyką jest osobiście przedstawić nowego pracownika wszystkim osobom, na które natraficie podczas spaceru po biurze z osobą towarzyszącą. Pozwól im się przywitać i krótko się przedstawić kolegom. Kolejnym świetnym pomysłem jest towarzyszenie nowemu pracownikowi na lunchu i wykorzystanie tego czasu na odpowiadanie na ich pytania.
Przypisz zadania
Jeśli nowy pracownik nie ma nic do zrobienia w pierwszym dniu pracy, może odnieść wrażenie, że firma go nie potrzebuje. Warto dać im najprostsze zadania, aby mogli zacząć pracę. Ten profesjonalista powinien czuć się pewny siebie i zdać sobie sprawę, że jest pomocny dla tej organizacji. Byłoby świetnie, gdyby ta osoba mogła uczestniczyć w wewnętrznym spotkaniu w swoim pierwszym dniu pracy. Pod koniec dnia pozwól im podzielić się opinią na temat wykonanych zadań i ich ogólnych wrażeń.
Przeprowadź ocenę
Niewystarczające jest dostarczenie nowemu pracownikowi niezbędnej wiedzy. Ważne jest upewnienie się, że wszystko zrozumieli i zapamiętali. Wybierz jedno z wielu rozwiązań wprowadzania, aby przeprowadzić testy i quizy.
Możliwość udzielenia opinii
Teraz, gdy rozumiesz, jak powinni przywitać nowych pracowników najlepsze firmy, czas nauczyć się, jak dostarczać im wysokiej jakości opinie.
Niektórzy pracodawcy wysyłają swoim nowym członkom zespołu zestawy pytań. Inni pozwalają im wyrazić się swobodnie. Oto tematy, które warto poruszyć:
- Czy pytania, które musiałeś odpowiedzieć podczas rozmowy kwalifikacyjnej, wydawały ci się istotne?
- Jak opis stanowiska pracy odpowiadał temu, co ci oferowano w rzeczywistości?
- Czy poczułeś się mile widziany w pierwszym dniu w nowym miejscu pracy?
- Czy otrzymałeś wszystkie niezbędne narzędzia i oprogramowanie do wykonania zadań i zwiększenia swojej produktywności?
- Czy otrzymałeś wystarczające szkolenie?
- Czy twoje obciążenie pracy było rozsądne?
- Czy menedżerowie wyjaśnili ci, w jaki sposób będą oceniać twoją pracę?
- Czy jednoznacznie rozumiesz wszystkie wskaźniki kluczowe i cele?
- Jakie masz wrażenia na temat swojego "towarzysza"?
- Czy udało ci się nawiązać pierwsze relacje z innymi członkami zespołu?
- Czy może trzeba jeszcze trochę wysiłku, aby przełamać lody?
- Czy dobrze rozumiesz swoją rolę w organizacji i swoje znaczenie dla zespołu?
- Czy cele strategiczne, wartości podstawowe i ogólna misja organizacji są dla ciebie jasne?
Jeśli czegoś nie lubisz, nie musisz być tak dosadny jak klient opisujący swoje negatywne doświadczenia z firmą. Masz jednak pełne prawo uprzejmie wskazać słabe strony organizacji. Menedżerowie doceniają to, ponieważ wskażesz im ścieżkę do poprawy.
Mam nadzieję, że informacje zawarte w tym artykule przyczynią się do sukcesu twojego procesu wprowadzania!
