Praca w zespole, którego członkowie nigdy nie spotkali się osobiście, może być wyzwaniem. Zarządzanie zdalnym personelem może być jeszcze trudniejsze. W tym artykule skupimy się na specyfice rekrutacji i wprowadzania do pracy w zespołach zdalnych oraz koordynowaniu ich pracy.
Ustanów efektywną komunikację
Zanim zaakceptujesz nowego pracownika, poinformuj go, jakich narzędzi używasz do rozdzielania zadań, koordynowania pracy zespołowej i rozwiązywania problemów. Na przykład:
- Discord - do pilnej komunikacji;
- E-mail - do wymiany plików i niepilnych propozycji;
- Rozmowy telefoniczne - tylko w przypadku absolutnej konieczności.
Takie podejście pozwala pracownikom szybko odpowiadać na wiadomości i zapobiega podwójnemu przekazywaniu informacji.
Stwórz bazę danych do dzielenia wiedzy. Może to być zbiór dokumentów na Google Drive, w systemie CRM lub na stronach internetowych, do których dostęp mają tylko użytkownicy znający hasło. Przekaż linki do tych informacji każdej nowej osobie, która dołącza do zespołu.
Regularnie aktualizuj statusy pracy
Aby zarządzać zespołami i projektami, zainstaluj oprogramowanie, które umożliwi śledzenie postępu zadań. Wszyscy członkowie zespołu powinni w każdej chwili móc sprawdzić, które zadania są już zakończone, które mogą się opóźnić i które wymagają dodatkowej pomocy. Dla ich wygody wszystkie procesy powinny być podzielone na etapy. Ważne jest, aby każdy pracownik rozumiał swoje indywidualne cele oraz ogólne cele biznesowe firmy.
Informuj innych o swojej dostępności
Oprócz statusów zadań, uzgodnij system indywidualnych statusów. Członkowie zdalnych zespołów mogą mieszkać w różnych strefach czasowych. Niektórzy z nich mogą być produktywni rano, inni wieczorem. Współpracownicy muszą wiedzieć, kiedy mogą się kontaktować i jak długo mogą oczekiwać odpowiedzi.
Aby ułatwić zarządzanie, uzgodnij jednolity system statusów, takich jak:
- Dostępny;
- Dostępny tylko w pilnych sprawach;
- Zajęty;
- Spanie;
- Wolne;
- Na urlopie.
Osoby mogą personalizować swoje statusy za pomocą emotikon, kolorów i kreatywnych czcionek. Niemniej jednak nie należy pozwalać na kreatywne statusy. Wyobraźmy sobie, że ktoś ma status "Marzenia na jawie" lub "Improwizacja". Jak powinni to interpretować inni? Czy oznacza to, że ta osoba jest gotowa do rozmowy czy nie?
Nie oczekuj, że inni będą pamiętać twój harmonogram. Jeśli chodzisz na siłownię w poniedziałek, środę i piątek o godzinie 14:00 i spędzasz tam dwie godziny, wybrane osoby mogą to zapamiętać, ale inni mogą tego nie wiedzieć. Dlatego nie zapomnij aktualizować swojego statusu na "Zajęty" lub "Niedostępny" za każdym razem, gdy idziesz na trening.
Stwórz przestrzeń do spędzania czasu razem
To "tajemny składnik" skutecznego zarządzania zespołem. Pozwól ludziom spędzać czas razem bez omawiania kwestii związanych z pracą. Stwórz dedykowany czat w komunikatorze, którego nie używasz do spraw biznesowych. Tam członkowie zespołu będą mogli dzielić się zdjęciami swoich dzieci, zwierząt domowych, posiłków, plotkami i żartami. Dzięki temu lepiej się poznają, nawiążą wzajemne zaufanie i złagodzą nadmierny stres. Im bardziej liberalne są zasady takiego czatu, tym lepiej. Wystarczy tylko zapewnić, że wszyscy są uprzejmi i szanujący się nawzajem oraz może lepiej unikać rozmów o polityce.
Organizuj spotkania integrujące zespół
Takie spotkania są niezbędne dla integracji zespołu. Jeśli to możliwe, świetnie byłoby raz lub dwa razy w roku zorganizować wydarzenia offline. Rozważ wynajęcie kawiarni, lofcie, sali konferencyjnej lub innego rodzaju pomieszczenia. Zatrudnij profesjonalistę specjalizującego się w rozwoju zespołów dla klientów, którzy prawie nigdy nie widzą się twarzą w twarz. Podziel wydarzenie na dwie części: biznesową i rozrywkową. Nie zapomnij zamówić jedzenia, napojów i stylowych, przydatnych gadżetów z logo Twojej firmy.
Jeśli Twoi pracownicy są rozproszeni po całym świecie, spotkania offline mogą być niemożliwe. Niemniej jednak możesz znaleźć specjalistów zajmujących się online budowaniem zespołów dla grup zdalnych. Alternatywnie możesz szukać inspiracji online i samodzielnie zorganizować wszystko. Na przykład możesz zorganizować wirtualne "happy hour" dla członków zespołu. Przygotuj pudełka z napojami i przekąskami, wyślij je swoim pracownikom, poczekaj, aż wszyscy je otrzymają, zaplanuj wideokonferencję i cieszcie się! Możesz także grać łatwe i ekscytujące gry online, których zasady można znaleźć za darmo w Internecie.
Dowiedz się o mocnych i słabych stronach każdego członka zespołu
Każdy członek zespołu IT ma swoje ulubione i najmniej ulubione rodzaje zadań. Jeśli to możliwe, pozwól każdej osobie skupić się na tym, w czym jest najlepsza. Zwiększy to satysfakcję z pracy, produktywność Twojego zespołu wzrośnie, a jakość wykonanych zadań i projektów się poprawi.
Czasami może być trudno zastosować tę zasadę zarządzania zespołem, ponieważ nikt w Twojej firmie nie lubi wybranych obowiązków. W takim przypadku możesz poprosić pracowników o wykonywanie mniej przyjemnych zadań na zmianę.
Jeśli ktoś ma szczególny talent do konkretnej czynności, pozwól mu się tym wykazać.
Utwórz i udostępnij tabelę, w której będą wymienione mocne i słabe strony każdego członka zespołu.
Pracownicy nie muszą być przyjaciółmi, jeśli sami tak nie czują
Budując zdalną firmę, warto zapewnić, aby wszyscy zaangażowani się uzupełniali i znajdowali wspólny język. Jeśli niektórzy członkowie zespołu się nie lubią, nie powinno to być problemem dla Ciebie. Pracując na odległość, ludzie nie muszą ze sobą tak blisko i często współdziałać jak w tradycyjnym biurze. Nie musisz się wtrącać, dopóki ich relacje nie mają wpływu na ich produktywność.
Jednak jest jedna rzecz, którą wszyscy powinni lubić: to kultura korporacyjna Twojej firmy. Podczas rozmów kwalifikacyjnych informuj kandydatów o normach zachowania i komunikacji w Twojej firmie. Jeśli im się to podoba i akceptują - śmiało ich przyjmuj.
